Lastige vraag? Voor veel accountantskantoren blijft de vraag welke klanten écht winstgevend zijn, verrassend moeilijk te beantwoorden. Dat is precies waar urenregistratiesoftware het verschil kan maken. Niet alleen als administratief hulpmiddel, maar als strategisch instrument om te zien waar je marge verdwijnt en waar je juist groeit. 

In dit artikel nemen we je mee langs praktische voorbeelden uit de accountancy en laten we zien hoe inzicht in uren je helpt om de échte winstgevendheid per klant scherp te krijgen.

Welke klanten zijn écht winstgevend?

Veel kantoren werken met een mix van uurtarieven en vaste prijsafspraken. Op papier lijken beide eenvoudig: je factureert uren of een vooraf afgesproken fee. Maar in de praktijk ligt het veel complexer.

Neem bijvoorbeeld een klein mkb-bedrijf waarvoor je jaarlijks de volledige boekhouding verzorgt tegen een vaste prijs van €3.500. Op papier ziet dit er winstgevend uit, maar na de eerste maanden blijkt dat deze klant voortdurend overleg nodig heeft, documenten incompleet aanlevert en vragen stelt die buiten de scope van de overeenkomst vallen. 

Ineens loopt de werkelijke tijd op tot 120 uur, terwijl je oorspronkelijk had gerekend op 80 uur. Zonder nauwkeurige urenregistratie weet je dit pas bij de eindafrekening. En dan is het vaak te laat om bij te sturen.

Daarnaast heb je bijvoorbeeld een klant waarvoor je een uurtarief rekent. Alles wordt strak bijgehouden, de documenten komen op tijd en de communicatie is efficiënt. Het verschil in marge is significant, ook al lijkt het bedrag op de factuur in eerste instantie lager dan bij de vaste-prijs-klant.

Belangrijk om te onthouden: structurele overschrijdingen en hoge overlegdruk slokken je marge op. En die kun je alleen ontdekken als je daadwerkelijk bijhoudt hoeveel tijd je aan elke klant besteedt.

Top 4 signalen dat een klant je geld kost

Er zijn bepaalde patronen die direct aangeven dat een klant mogelijk verliesgevend is. Hier zijn vier signalen uit de praktijk:

1. Veel niet-declarabele uren

Een klant waarvoor je veel werk doet dat niet declarabel is, zoals interne correcties of het beantwoorden van vragen buiten het afgesproken pakket, is een rode vlag. Het komt vaak voor dat een grote hoeveelheid uren van bijvoorbeeld een senior accountant onbetaald blijft, puur door extra controles die de klant vraagt en die buiten de reguliere afspraken vallen.

2. Veel correcties

Als je bepaald werk regelmatig moet aanpassen of corrigeren, kost dat extra tijd én energie. Een klein advieskantoor merkte dat het opnieuw verwerken van onvolledige financiële stukken van één klant jaarlijks 50 uur extra kostte. Tijd die volledig van de marge afging.

3. Onverwachte spoedverzoeken

Of denk aan een klant die op donderdagmiddag belt omdat hij vrijdag een rapport nodig heeft. Zonder urenregistratie is het moeilijk te kwantificeren hoeveel deze spoedklussen kosten en of ze nog rendabel zijn.

4. Complexe interne afstemming

Sommige klanten vragen constant om overleg of (kleine) adviezen, waardoor je team minder tijd heeft voor andere, rendabeler klanten. Urenregistratie maakt deze signalen meetbaar, zodat je niet alleen op gevoel handelt.

Van buikgevoel naar data: marge per klant inzichtelijk maken

Het mooiste van moderne urenregistratiesoftware is dat je van intuïtie naar harde data kunt gaan. Belangrijke inzichten zijn onder meer:

• Realisatiegraad per klant: hoeveel van de afgesproken uren of fee is daadwerkelijk uitgevoerd? Zo zie je direct waar werk uitloopt.
• Marge per dienst: splits je diensten op (boekhouding, advies, audits) en bekijk per klant waar de marge het hoogste of laagste is.
• Werkelijke uren vs afgesproken fee: vergelijk de geplande uren met de werkelijke tijd en zie waar een vaste prijsafspraak verliesgevend wordt.

Bob Kessels, mede-eigenaar van We Take Care ontdekte door urenregistratie dat het uiteindelijke uurtarief van sommige klanten veel te laag was: “Ik kon perfect uitrekenen wat de gemiddelde uurprijs per klant was, op sommige accounts was dat veel te laag. Door dat inzicht hebben we de omzet op die accounts verdubbeld.” Ontdek deze case

Stop met verlieslatende klanten subsidiëren

Zodra je weet welke klanten verlieslatend zijn, kun je daar actief op sturen.

Heronderhandeling onderbouwen met uren

In plaats van te gokken hoeveel je mag verhogen, toon je letterlijk aan hoeveel extra werk je levert. Bijvoorbeeld: “We hebben afgelopen jaar 40 uur meer gewerkt dan voorzien, laten we het contract herzien.” Dit maakt de discussie objectief en voorkomt frustratie.

Hanteren van tariefdifferentiatie

Niet alle klanten zijn gelijk. High-maintenance klanten vragen meer tijd en verdienen een hoger tarief. Met urenregistratie kun je dat rationeel onderbouwen.

Selecteer klanten strategisch

Door inzicht te hebben in de winstgevendheid per klant, kun je keuzes maken: sommige klanten passen niet bij je businessmodel en kosten structureel (teveel) marge. Tijdig afscheid nemen of een aangepast contract aanbieden kan financieel passender zijn.

Urenregistratie belangrijker dan ooit bij vaste prijsafspraken

Vaste prijsafspraken worden steeds populairder in de accountancy. Het geeft klanten zekerheid, maar maakt het risico voor het kantoor groter. Zonder inzicht in uren is het onmogelijk te voorspellen wanneer je marge wordt opgeslokt. Dit zijn belangrijke voordelen van urenregistratie bij vaste prijzen.

Budgetbewaking

Ontdek real-time hoeveel uren er zijn besteed en of je binnen het budget blijft. 

Zo geeft accountantskantoor Finnerz aan dat het belangrijkste voordeel van ClockAssist is: het inzicht in de verschillende taken die medewerkers per klant uitvoeren. Aangezien sommige werkzaamheden buiten vaste prijsafspraken vallen en apart gefactureerd worden, gebruikt Finnerz deze inzichten nu bij het evalueren en bijstellen van de contractafspraken met klanten. Ontdek deze case

Early warning bij overschrijding

Software kan signaleren als een klant boven het verwachte urenbudget dreigt uit te komen. Zo kan je proactief ingrijpen, bijvoorbeeld door extra kosten aan te rekenen of het werk te prioriteren. 

Forecasting per kwartaal

Door historische uren te analyseren, kun je toekomstige werkdruk en marge beter voorspellen. Zo plan je personeel, tariefstructuur en klantafspraken slimmer.

Praktijkvoorbeeld forecasting met urenregistratie

Een middelgroot accountantskantoor ziet in de urenregistratie van Q1 2024 dat hun mkb-klanten gemiddeld 15% meer tijd kosten dan begroot, vooral door extra adviesvragen. In Q2 blijkt dit patroon zich te herhalen.

Met deze data kunnen ze voor Q3 en Q4 actie ondernemen:

• Capaciteitsplanning: ze weten nu dat ze in het voorjaar structureel 12 uur per week extra capaciteit nodig hebben voor mkb-advies en kunnen tijdig een extra medewerker inplannen of werk uitbesteden.
• Tariefaanpassing: bij contractverlengingen in juli bouwen ze een 15% buffer in, of rekenen advies voortaan apart.
• Verwachtingsmanagement: in klantgesprekken communiceren ze proactief over de scope: "Adviesvragen buiten de jaarrekening factureren we separaat tegen €150 p/uur."

Het resultaat? In Q4 loopt de marge niet meer onverwacht terug en het team wordt niet overvallen door piekdrukte. Je stuurt vooruit in plaats van achteraf te constateren dat je wéér te weinig marge hebt behaald.

Conclusie

Urenregistratie is meer dan een verplichting of administratieve last, het is een strategisch instrument om inzicht te krijgen in welke klanten winstgevend zijn en welke niet. Met data in plaats van buikgevoel kun je:

• Winstgevende klanten herkennen en koesteren.
• Verlieslatende klanten heronderhandelen of selectief afstoten.
• Tariefstructuren en interne processen optimaliseren.

Voor jouw kantoor betekent dit niet alleen een hogere marge, maar ook meer rust en focus. Door te investeren in goede urenregistratiesoftware, zet je data in om slimmer te werken, beter te plannen en daadwerkelijk te zien aan welke klanten je verdient. 

Aan de slag met automatische urenregistratie?

Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!